Kako začeti sestanke in pripraviti ekipo na uspešen sestanek?

Običajno sestankujemo zato, ker si želimo priti v skupini do določene odločitve. Sestanki veljajo za odprte debate, kjer je znana okvirna vsebina in namen sestanka. Četudi se za začetku sestanka dogovorimo za določeno strukturo (npr. vsak ima najprej 5 minut, da predstavi svoj vidik), ta struktura običajno izgine v prvih 15 minutah. 

Na sestankih smo ljudje tudi različno vključeni v sam pogovor. Nekateri govorijo zelo veliko (in ocenjujejo sestanek kot uspešen), drugo so pogosto precej tiho. In čeprav je pogosto namen sestanka najti najboljšo rešitev za določen problem ali izziv, sam način sestankovanja pogosto privede do tega, da je izbrana:

  1. Prva ali zadnja rešitev
  2. Rešitev, ki jo predlagajo in zagovarjajo najglasnejši v skupini
  3. Običajno ne najboljša možna rešitev 🙂

 

V progresivnih organizacijah sprejemanje odločitev jemljejo zelo resno – tako zelo, da namesto sestankov raje uporabljajo delavnice, ki jih vodi facilitator. 

Ena izmed prvih ključnih sestavin uspešnih sestankov in delavnic, je vzdušje. In včasih je naše stanje duha nekaj, kar nas kdaj tudi zavira pri samem proaktivnem delu. Zato je pomembno, da ob začetku sestanka ne začnemo takoj s predstavitvijo agende in takojšnjim delom, ampak je pomembno, da zagotovimo pravo vzdušje, ki ga v skupini želimo. 

Ena izmed aktivnosti, ki nam pomaga ustvariti vzdušje sestanka so t.i. Check-In in Check- Out vprašanji. Gre za vprašanja, ki jih facilitator vpraša pred začetkom in pred koncem samega sestanka. Še vedno pa med njima obstaja razlika:

  1. Check-In vprašanje: namen vprašanja je pridobiti pozornost udeležencev, aktivno udeležbo, fokus in seveda skupno zavezo k sestanku.
  2. Check out vprašanje: namen je zaključek sestanka, spodbuda razmišljanja o temu, kar smo se na sestanku dogovorili.

Check-in vprašanja so lahko popolnoma ne-navezujoča na tematiko samega sestanka in nas nekako vabijo k bolj odprtemu razmišljanju. Lahko pa so vezana na področje, kjer ekipa deluje. 

Pred izborom samih Check In vprašanj moramo upoštevati velikost ekipe in dejstva kot so npr:

  • Se člani ekipe poznajo?
  • Je ekipa že kdaj delala skupaj?
  • Delujejo na podobnih ali različnih področjih?

Check In vprašanja ne smejo trajati več kot 5 do 10 minut. Lahko jih zamenjamo tudi za odgovarjanje s pomočjo emojiev ali barv. 

Pred izvedbo Check In vprašanj si postavite omejitve kot so npr:

  • Celotno trajanje Check In vprašanj;
  • Čas namenjen posameznemu članu ekipe glede na velikost ekipe;
  • Stopnja poznavanja članov ekipe med sabo;
  • Kakšno vzdušje želite vzpostaviti na sestanku? Resno?  Zabavno? Povezujoče? Spoznavno, da vsak spozna nekaj novega o ljudeh prisotnih na sestanku?;

Na podlagi teh odgovorov izberite eno do dve Check-In vprašanji. 

Pomemben podatek:

Preverite:

  • koliko časa boste namenili posameznemu članu ekipe (2-3 minute na odgovor)
  • Kakšno vzdušje želite vzpostaviti na sestanku? Resno?  Zabavno? Povezujoče? Spoznavno, da vsak spozna nekaj novega o ljudeh prisotnih na sestanku?
  • Ali check-in vprašanje podpira preostalo agendo in namen sestanka.

 

Za vas smo pripravili spisek 49 najboljših Check-In vprašanj!

  1. Kateri je najboljši nasvet, ki ste ga kdaj dobili? 
  2. Če umrete, po čemu želite, da se vas zapolnimo?
  3. Kateri je vaš najljubši izdelek, ki ste ga kupili letos?
  4. Katera je vaša sanjska služba?
  5. Kakšen bi bil vaš talent, če bi bili na tekmovanju za Miss/Mister World?
  6. Kakšen bi bil naslov tvoje avtobiografije?
  7. Recimo, da si nesramno bogat, kaj bi počel v svojem prostem času?
  8. Kako izgleda tvoja najbljubša majica/srajca?
  9. Če bi moral iz tvojega telefona izbrisati vse aplikacije in bi ti ostale samo tri, katere bi izbral/a?
  10. Kakšna je tvoja sanjska hiša?
  11. Kateri risani junak bi rad bil in zakaj?
  12. Tekmuješ na Olimpijskih igrah, v kateri disciplini in zakaj?
  13. Katera je vaša najljubša tradicija ali praznik?
  14. Kaj si si želel postati, ko si bil otrok?
  15. Kakšen je tvoj najljubši zajtrk?
  16. Kateri je tvoj najljubši čas v dnevu in zakaj?
  17. Teletransportacija ali letenje?
  18. Katera je tvoja najljubša oddaja?
  19. Katero knjigo ali film si nazadnje gledal/a in ga priporočate in zakaj?
  20. Če bi imel časovni stroj, bi se vrnil v preteklost ali v prihodnost?
  21. Ste že kdaj srečali svojega idola oz. osebo ki jo izredno spoštujete?
  22. Imate najljubšo rastlino?
  23. Katera je zadnja predstava/film/koncert, ki si jo obiskal? 
  24. Kateri je vaš najljubši kraj med kraji, ki ste jih obiskali?
  25. Katera je tvoja najljubša sladica?
  26. Ste popotnik ali zapečkar?
  27. Ena stvar, ki jo o vas ne poznamo?
  28. Katere jezike znaš govoriti?
  29. Katera je najbolj čudna hrana, ki ste jo kdaj jedli?
  30. Kaj je najbolj nenavadna stvar, ki ste jo kdaj naredili?
  31. Lahko imate neomejeno zalogo do konca življenja, kaj izberete? Kalamare ali Selotejp?
  32. Kaj je v ozadju vašega mobilnega telefona?
  33. Bi se pridružil nezemljanom, če bi te povabili k sebi?
  34. Ste dober plesalec/plesalka?
  35. Imate leto življenja in lahko živite kjerkoli, kje bi bili?
  36. Če bi za namišljenega prijatelja lahko izbrali katerokoli zgodovinsko osebo, koga bi izbrali?
  37. Če bi ponovno lahko gledali en film prvič, kateri film bi bil in zakaj?
  38. Če bi lahko imeli katerokoli žival, katero bi izbrali in zakaj?
  39. Če bi se lahko preimenoval, katero ime bi izbral?
  40. Če bi takoj lahko postal strokovnjak iz ene teme, katera tema bi to bila in zakaj?
  41. Če bi bili nesmrtni, v kateri starosti bi se ustavili in zakaj?
  42. Če bi bil personal asistent, čigav personal asistent bi bil?
  43. Če bi sodelovali v resničnosti TV oddaji, katero bi izbrali in zakaj?
  44. Če bi imeli moč teletransportacije, kam bi šli in zakaj?
  45. Če bi napisali bestseller, kateri bi to bil in zakaj?
  46. Bi raje izgubili ves svoj denar ali vse svoje slike?
  47. Bi se raje odrekli svojemu telefonu ali svojemu računalniku?
  48. Ste raje superjunak ali najboljši kuhar na svetu?
  49. Če bi v dobrodelne namene lahko podarili 1 mio, komu bi ga podarili?

 

20 Check-in vprašanj za delo na daljavo:

  1. Kaj je najtežja stvar pri virtualnem delu in kaj najlažja?
  2. Pokažite nam svoj pisarniški prostor
  3. Bodie iskreni, kako pogosto delate iz postelje?
  4. Kaj ste jedli za zajtrk?
  5. Kako izgleda vaša rutina pri delo od doma?
  6. Kako se motiviraš za delo od doma?
  7. Koliko skodelic kave, čaja popijete vsako jutro?
  8. Ste zgodnja ali nočna ptica?
  9. Tuširanje? Zjutraj ali zvečer?
  10. Kateri je vaš najljubši način vadbe doma?
  11. Prihaja zombi apokalipsa, kdo so trije ljudje s katerimi se borite?
  12. Kateri je vaš najpogosteje uporabljen emoji?
  13. Ste boksar/UFC borec/ka, katera pesem vas pospremi na ring?
  14. Kateri je bil vaš prvi avto?
  15. Če bi bil posnet file iz vašega življenja, kateri žanr bi bil in kdo bi bil glavni igralec?
  16. Karaoke night – katero pesem izberete?
  17. Katere hrane kot otrok niste marali in zakaj?
  18. Če bi do konca življenja morali jesti en obrok, kateri je to in zakaj?
  19. 60.,70.,80.,90. Leta: Katero desetletje izberete in zakaj?
  20. Kakšen je vaš najljubši sendvič in zakaj?

 

10 “Bi raje” check-in vprašanj:

  1. Bi raje živel na zemlji ali na Marsu?
  2. Bi raje živel tam, kjer le sneži ali tam kjer temperatura nikoli ne pade pod 40 stopinj celzija?
  3. Bi bil raje vedno pozni ali vedno super prezgodni?
  4. Bi bil raje najpametnejši v sobi ali tisti najbolj duhovit?
  5. Bi bil raje olimpijski zmagovalec ali astronavt?
  6. Bi raje imel neomejeno kondicije ali neomejeno denarja?
  7. Bi raje imel večno lepoto ali super možgane?
  8. Bi se raje odrekel klimatski napravi ali pametnemu telefonu?
  9. Bi bil raje neviden ali bi bil raje zmožen letenja?
  10. Bi bil raje znani športnik ali umetnik?

V kolikor menimo, da je spraševanje check-in vprašanj nekaj, kar bi lahko ljudi spravilo v neprijeten položaj,bi se jim zdelo neprimerno,nepovezano s tematiko samega sestanka, potem predlagamo, da se za Check-In uporabi naslednji postopek:

  1. Check-in z uporabo emoji-jev: Kako se počutite danes: :),  :/,  🙁
  2. Check-in z uporabo številk: Kako se počutite danes od 1-10

 

Če je check-in vezan na samo temo sestanka, pa so vprašanja v podporo temu check-inu sledeča:

  1. Kaj upam, da bomo dosegli na današnjem sestanku?
  2. Delite svoje misli, ki so namenjene današnjemu sestanku.
  3. Kaj boste danes prispevali, da bo sestanek uspešen?
  4. Na kakšen način boste danes prispevali k dobrem izidu sestanka?
  5. Čemu se boste danes odpovedali (vmesnemu delu), da boste 100% osredotočeni na sestanek?
  6. Kakšni so moji občutki v povezavi z današnjim sestankom?
  7. Kaj me skrbi in kaj navdušuje v povezavi z današnjo temo sestanka?

 

Če je sestanek projektne narave in v svoji zgodnji fazi, potem lahko zgornjim vprašanjem dodamo še naslednja vprašanja:

  1. Katera znanja prinašam v to skupino?
  2. Kako se počutim v tej skupini?
  3. Kakšni so moji občutki do projekta, ki ga bomo delali skupaj?
  4. Kakšna je moja vizija za skupno delo te skupine?

 

Včasih uporabimo vprašanja tudi po kakšni daljši pavzi, če imamo daljšo delavnico, zato se poslužujemo naslednjih check-in vprašanj:

  1. Kako se počutim v skupini?
  2. S katero prispodobo, lahko najhitreje opišemo počutje v skupini?
  3. Kaj otežuje moje delo v tej skupini in kaj ga olajša?
  4. Kaj zanimivega se je zgodilo med malico/pavzo/kosilom – premorom?

Za konec pa imamo tudi check-out vprašanja. Ta so povezana s samo tematiko in so ključna za vse sodelujoče. Zaključna vprašanja utrdijo narejeno. Check out vprašanja, ki jih uporabimo so lahko naslednja:

  1. Kaj sem se danes naučil oz. do česa sem dobil vpogled danes?
  2. Kaj bom na naslednjem sestanku naredil drugače?
  3. Kaj mi je bilo na tem delavnici/sestanku najbolj in kaj najmanj všeč?
  4. Kaj je moj ključen “takeaway” iz današnjega sestanka/delavnice?
  5. Prav tako lahko za check out uporabite preproste Emoji-je kot odgovor na vprašanje, kako ste se počutili danes ali pa številčna opredelitev počutja od 1 do 10, s tem da vsakdo dobi priložnost in pove, zakaj je dal tako oceno oz. takega emoji-ja.

 

Poskusite svoje sestanke “preklopiti na 11” in nam sporočite, kako vam je šlo:)